ניהול הוצאות בעסק

בקרת הוצאות לעסק קטן- איך משאירים יותר רווח מההכנסות?

כל בעל עסק יודע שיש לו הרבה ״שותפים״ סמויים שבאים לנגוס בהכנסות. מע״מ, מס הכנסה, אגרת שילוט, כשרות, עמלות בנק, עמלות סליקה…

טריוויאלי ככל שזה נשמע, ייצור הכנסות אינו מספיק כדי לקיים עסק משגשג. צריך לשמור על כמה שפחות הוצאות בין ההכנסות לרווח הנקי. עצתנו לבעל העסק היא לערוך בדיקה ובקרה חודשית של כל ההוצאות (השותפים הסמויים) עליהם הוא מוציא כסף ולתכנן באופן אגרסיבי ככל הניתן איך ניתן לצמצם הוצאות אלו. אין הכוונה ברישום ההוצאות והעברתן להנהלת החשבונות. הכוונה היא בחינת כל סעיף הוצאה האם הוא נדרש והאם אפשר לצמצם אותו בדרכים שונות (החלפת ספק, מו״מ על התנאים וכו׳) ומה ההשפעה של אותו שינוי. אנחנו יודעים, יש לך עסק לנהל, אבל להקדיש שעתיים בכל חודש לניהול ההוצאות שלך יחסוך לך בטווח הרחוק הרבה מאוד כסף.

ראשית אנחנו מציעים לחלק את ההוצאות לשניים. הוצאות חובה על פי חוק (אם לא תשלם יבוא שוטר) והוצאות אחרות. לאחר מכן אנחנו ממליצים לחלק את הקבוצה השנייה לשתיים, הוצאות שתורמות לעידוד הכנסה והוצאות אחרות. בכל קבוצה של הוצאות נטפל באופן אחר.

הוצאות חובה על פי חוק:

הוצאות אלו כוללות כל דבר שמכריחים אתכם לשלם. מע״מ, אגרת שילוט, רישוי עסק, אגרת מכבי אש… אתם מכירים את הרשימה והיא משתנה בין עסק לעסק. נראה לנו שזה ברור לכם כמו שזה ברור לנו, שאף אחת מאותן הוצאות לא תורמות במישרין לייצור הכנסה והן כולם מונהגות בידי מונופולים ממשלתיים ש״חיים״ על חשבונכם. בנוגע למיסוי, קבעו פגישה עם הרו״ח שלכם ושאלו אותו במישרין מה הדרך הנכונה לתכנון מס בצורה המיטבית. הסיטו הוצאות להוצאות שוטפות ככל הניתן, השתדלו לעבוד עם חשבוניות עסקה ולא חשבוניות מס ועוד... הקפידו לשלם אגרות ומיסוי בזמן, חלק מהאגרות מגלמות בתוכן הנחה למשלמים מוקדם. כדוגמא, אגרת רשם החברות למשלמים מוקדם מהווה 25% הנחה, וזה רווח נקי.

הוצאות אחרות התורמות במישרין לגידול בהכנסה:

כל הוצאות הפרסום, העמלות וכו׳. כל הוצאה שאתם מוציאים כדי לייצר עוד הכנסה צריכה לגדול עד לנקודת התועלת השולית. זה אומר שכדאי להמשיך ולשלם על משהו שיגדיל הכנסות כל עוד ההכנסות הללו, בנקודה הזו, יביאו לרווח תפעולי שעולה על ההוצאה. לדוגמה מתחום הוצאות הפרסום נניח שיש עסק שמשלם על שיווק באינטרנט 1,000 בחודש שמביאים לעסק 10 לקוחות שישלמו בבממוצע 2,000 שקל כל אחד שיתורגמו לרווח תפעולי של 3,000 ש״ח (15% שולי רווח תפעולי). לעסק כדאי להגדיל את הוצאות הפרסום כל עוד הגידול יביא לרווח תפעולי שעולה על ההוצאה. יש המון משתנים שמשפיעים על החישוב הזה וזה לא בעיה מתמטית פשוטה כיוון שככל שמוציאים יותר על פרסום האפקטיביות יורדת אבל המחיר לפרסום יורד, ככל שהעסק עובד יותר (עד נקודה מסוימת) הוא יותר יעיל והרווח התפעולי עולה. יש נקודה אופטימלית וכל עסק שואף להיות בה. עליך בתור בעל עסק להכיר היטב את ככל ההוצאות הללו ואת התפוקה של העסק שלך במטרה להגיע לאיזון אופטימלי.

הוצאות אחרות שאינן תורמות במישרין לגידול בהכנסה:

סליקת אשראי, כשרות, שליחויות, ניקיון, הנהלת חשבונות חיצונית והיד עוד נטויה. אולי הנושא הכי מרכזי בתחום ההוצאות בעסק. הוצאות אלו הכי קשות למדידה כי הן אינן מקושרות ישירות לייצור ההכנסה ולא תמיד ניתן לדעת מה וכמה מהן נחוץ ותורם ומה לא. גם כאן, אנחנו ממליצים לא להתעצל ולבדוק את הנושא באופן תדיר. באופן כללי ניתן להגיד שהדרך למדידה של הוצאות שאינן קשורות לייצור הכנסה הן השפעתם על שורת הרווח הגולמי או התפעולי. נניח והחלטתם לחסוך וביטלתם את שירותי הניקיון ועכשיו אתם מנקים בעצמכם את העסק ייתכן שאתם לא מנצלים את הזמן לטיפול בלקוחות או שאולי העסק מלוכלך ולקוחות פחות קונים עקב כך. תבדקו מה היתה התוצאה המספרית בחודש הזה, אם ההוצאה ירדה ותפקוד העסק ירד בצורה נמוכה מסכום ההוצאה אולי זה כלכלי. גם כאן ניטול דוגמה, נניח ועסק משלם על טלביזיה המוצבת בחדר ההמתנה ללקוחות. העלות היא של 300 שקלים (ספק, מכשיר וכו׳) חודשית והעסק חושב על ביטול הוצאה זו. האם ביטול השירות יפגע בשורת הרווח? הספקולציות רבות, האם ההמתנה תהפוך למשעממת? האם בעידן של ימינו שכל אחד שקוע בטלפון שלא לקוחות יעדיפו שלא תיהיה טלביזיה? התשובה הנכונה תיהיה המבחן התוצאתי. אנחנו ממליצים לערוך בדיקות של כל הוצאה מהתחום הזה באופן נקודתי אבל בראייה ארוכת טווח.